事業を推進していく上でも、個人の仕事をスムーズに完遂する上でも、業務の効率化は重要なテーマのひとつです。
時間に限りがある中、効果を最大化するために、どのように業務に取り組むか。業務フローの見直しや優先順位のつけ方など、各自の仕事のやり方ひとつで、得られる成果に大きく影響します。
ハーブ健康本舗で大切にしている価値観である、業務の効率化…。メンバーはどのような考えで取り組んでいるのでしょうか？
意見交換をかねて、今回は異なるふたつの部署に所属するメンバーに声をかけ、対談企画を敢行！数々の商品をつかったWeb販促を推進する広告メディア企画、会社全体の業務推進を最適化するシステム、それぞれの観点で話を聞きました。
広告メディア企画 町岡
2022年11月に入社。広告メディア企画に所属し、Web販促の領域を担当している。
システム 北山
2018年5月に入社。システム部門として社内のインフラ整備から基幹システム領域まで幅広く従事。
業務の効率化…仕事の中でどうやって実現してる？
― まずはそれぞれの仕事内容について教えてください。
北山
以前は社内インフラを担当しており、会社全体の仕事しやすい環境づくりを推進していました。現在は担当範囲が変わり、基幹システムやDCの改修を進めたり、販促内容にあわせたシステム登録・設計が主な業務です。
町岡
私はWebの販促部門に所属しています。ハーブ健康本舗の商品をより多くのお客さまに知ってもらえるよう、広告運用するのが仕事です。モリモリスリムシリーズやHORMOシリーズに加え、最近は化粧品の新商品のご案内に注力しています。
― 今回は対談企画ということで、それぞれの観点で「業務の効率化」について話ができればと考えています。おふたりの対談メインで進行しますが、私もいろいろ質問させてください！
― ふたりとも業務範囲が幅広く、普段から忙しいんじゃないかと思うんです。そんな中で、部署ないし個人で実践している業務効率化に向けた取り組みがあれば、ぜひ話を聞かせてください。
北山
システム部は、社内の業務効率化を推進することが求められている部署です。会社全体で効率よく業務を推進できる取り組みを推進しています。そのひとつが、RPA化・システム導入の推進です。
施策の成果や費用対効果を集計・分析するのに、Excelで管理するケースがあります。確かにExcelは表計算ソフトとして使いやすいですが、高度な集計・解析には技術がいるし、毎日人力で集計するのは骨が折れる作業です。手間がかかる集計作業を、誰でもボタンひとつで集計できる簡単なシステムに移行するだけで、業務が一段とやりやすくなります。
町岡
システム課から定期的に、業務する中での課題のヒアリングやRPA開発の募集希望のアンケートがありますよね。Web販促チームでも、システム部に相談したRPAの活用を進めています。
Web販促は広告の効果がめまぐるしく変化するため、新規獲得数をリアルタイムで確認する必要があるんです。いままではパートナー企業に逐一依頼したり、急ぎの場合は自分たちで手動で集計していました。システム化により自動で集計できるようになったのに加え、集計ミスも減って、数値をみてタイムリーに対策が打てるようになりました。
北山
RPAの推進でヒューマンエラーが減るのも、ある種の業務効率化ですよね！システムでの集計なので、単純に手間がかからないだけでなく、土日や祝日の稼働状況がタイムリーに確認できる点も魅力だと思います。
町岡
平日と土日では、購買の動きが変わってきます。どういう動きなのか簡単に把握できると、運用担当としてはとても心強いです！
― 以前データ分析業務をしているメンバー3名へインタビューしたんですが、雑談の中で全員RPA化のことを話されていたんです。業務が効率的に推進できるようになったと喜んでいたのが印象的でした。
北山
活用いただいているようで嬉しいです！私自身はRPA部門ではなく基幹システムを担当していますので、改修にかかる業務の効率化を進めなければいけないのですが、なかなか難しいですね…。
町岡
新商品とともに販促内容が多岐にわたるため、販促部門からシステムへ、マスタ登録やシステム設定を依頼する機会が、いままでよりも増えていると思うんです。早急に対応いただきありがたいと感じる一方で、どのように対応いただいているのか気になっていました。
北山
システムのメンバーが各部からの依頼内容を整理して一覧化してくれていて、年間でどのような改修があるかが把握できるようになっているんです。一覧を確認しながら、改修期間・難易度・事業への貢献度を軸に優先度を可視化して、効率よく進める工夫をしています。
業務を効率化するのに大切なことは？
町岡
私が所属しているWeb販促チームをはじめ、販促部門はお客さま満足を向上させつつ、数字上で成果を出すことを求めらます。自分が使っている時間が成果につながっているか、以前上司に問われたことがあって。思考停止せずに取り組まないといけないと感じています。
入社して間もない頃は、あれをやってこれをやって…とひたすらタスクをこなす日々でした。現在、ハーブ健康本舗で提供している商品が増え、お客さまにもっと価値を届けて成果を出すために、業務効率化を意識して仕事をしています。
やるべきこと・成果につながることに集中して取り組むこと。同時に、業務上しなくてもよい作業や不要な時間を減らすにはどうしたらいいか、考えて仕事をするようになりました。
北山
業務を可視化して優先順位をつけ、そこから業務の取捨選択をするのは、業務効率化において大切な視点ですよね。システム部では、業務によってはアウトソーシングを積極的に取り入れ、自分たちが本当にやるべき仕事に注力できる環境づくりを目指しています。
個人の業務・自部署の業務で効率化を進めるというのはもちろんのこと、システム導入により他部署の業務ももっと効率化できるところがあると思うんです。他部署の業務理解をいっそう深めて、システム部の一員として販促部署をサポートできるよう、引き続き頑張っていきます。
― ふたりとも業務の効率化を意識しながら、日々仕事に取り組んでおられるのですね。会社単位・部署単位でみた際に、業務の効率化はどの程度進んでいるものなのでしょう？100点中でいくと、何点くらいですか？
北山
うーん…50点です。
町岡
結構厳しめですね（笑）
北山
だいぶ効率化が進んでいるとはいえ、会社全体でみてもまだまだいろいろな取り組みができると思っています。効率化・システム化するのにも工数やコストがかかるので、優先度を決めつつスピード感をもって変えていきたいです。
以前、各担当者が日ごとに集計し合算していたレポート業務を、集約してわかりやすくビジュアル化したことがあって。システム導入で業務がもっと効率化できるのであれば、積極的に提案していきたいと考えています。
町岡
Web販促部門でも、大規模な販促の集計作業は、担当者が時間をかけて集計しないといけないのが現状です。加えて、クリエイティブや数値のチェック作業に間違いが起こりやすいので、メンバーどうしで話し合いつつ改善に向け動いています。
チームには広告運用やパートナー企業とのやり取りをメインにしているフロント担当と別に、業務推進担当のメンバーが在籍しているんです。部署の業務効率化は業務推進担当メンバーがどんどん推進してくれるので、よりよいはたらく環境が整備されていると実感しています。
北山
集計に特化した話をすると、確認したい販促結果や数字実績が、誰でもボタンひとつで簡単に出せる状態が、目指すべき理想の状態だと思います。どのようなシステムを使って、どのようにデータを集約していくか。今までのやり方をどんどん進化させていきたいです。
町岡
他のメンバーの業務を効率化できれば、部署全体でゆとりが生まれて、お客さまに提供するサービスの質が上がると思うんです。課題に気づいたりアイデアがひらめいたりするゆとりが生み出せるよう、私自身も引き続き、業務の効率化に取り組んでまいります。
お客さま満足＆成果につながる業務効率化をちから強く推進！
ハーブ健康本舗では、業務の効率化・システム化を推進し、ムダな時間や作業を無くし、仕事のやり方を進化させることを行動指針のひとつにしています。
1日24時間、体は一つです。だから、私たちは、決められた通りに仕事をするだけでなく、今よりも、楽に、簡単に、早くできる方法を考えて、ムダな時間、ムダな作業を無くしていきます。お客様満足を意識して、効果的な良いアイデアを思い付いたら、すぐに文書にまとめて会社に提案します。ただし、業務量が急激に増え、手に負えない状況に陥った際は、すぐに会社に報告します。
クレド 第12条
［業務の効率化を推進］より
今回の対談を通じて、ふたりとも行動指針の価値観をしっかり体現していると感じました。お客さまに喜んでもらうため、メンバー全員で成果を出し目標を達成するため、個人・部署・会社全体での仕事のやり方を常に見つめなおす姿勢が印象的です。
引き続き、会社全体での業務の効率化の取り組みを、本ブログでも追いかけていきたいと思います。
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執筆：住吉泰地（すみよしだいち）
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