働き方改革の中小企業への施行がはじまったり、コロナ禍に伴うリモートワークが普及しはじめたり。ここ数年で私たちを取り巻く環境は大きく様変わりしました。
環境変化に伴う新しい働き方が求められつつある昨今、ハーブ健康本舗のスタッフはどのような働き方をしているのでしょうか？
本記事では、ハーブ健康本舗ではたらく社員の一日に密着取材！出勤から退勤まで、一日の仕事内容や働く様子をご紹介したいと思います。
今回は、通販事業のスムーズな運用を担うバックオフィスのメンバー・松尾の一日を取り上げます。生産・在庫管理を担当している彼女は、普段どのように働いているのでしょうか？
バックオフィス 松尾
2021年3月より入社。バックオフィスにて生産・在庫管理を担当。
バックオフィスの1日 09:20～出社、朝礼
朝9時20分、4階のオフィスに出社。
本格的な業務開始前の9時30分から5分程度、事務所内の掃除をするのがハーブ健康本舗スタッフの日課です。
掃除の後は、部署ごとに朝礼がスタート。松尾が所属するバックオフィスの生産・在庫管理部門は、商品開発・品質管理メンバーと一緒に朝礼をしています。
松尾
月曜日はルールの読み合わせをしていて、火曜日から金曜日は行動指針であるクレドについて1分間スピーチを実施しています。その後、各自のスケジュールを報告したり、部署間での依頼事項があればこの場で相談することもあります。
部署責任者の皆さんは事前に集合があり、永松社長を含めた会社責任者による朝礼をしています。会社全体での周知事項や事業の大きな変更、共有事項については、責任者を通じて各部署のメンバーに伝えられます。
商品開発・バックオフィスの合同朝礼後は、生産・在庫管理部門の上司と打ち合わせ。
各商品・資材の在庫状況やパートナー企業とのやり取りについて、疑問点があればその日の朝礼後にすぐ打ち合わせしているとのこと。
バックオフィスの1日 11:00～在庫報告ミーティング
10時からの始業後、しばらくデスクワークをした後、4階のオフィスから5階の会議室へと移動する松尾。
商品開発や販促部門の責任者が会議室に集合し、「在庫報告ミーティング」が始まりました。
松尾
在庫報告ミーティングは、毎月1回、だいたい10日前後に実施しています。月末の在庫状況を報告・共有しつつ、販促状況とすり合わせを行うのが目的です。
施策の実施状況や実績によっては、商品や資材が予定よりも多く余ったり、逆に想定以上に出荷されているケースがあります。このミーティングが、販促部署の皆さんに追加施策や商品・資材の用途を検討してもらったり、管理にて発注スケジュールを見直したり、在庫の適切な運用に繋がると考えています。
在庫報告ミーティングでは、松尾が会議の進行役として、在庫状況の報告をしたり各部署で進めている販促状況をヒアリングしたりしています。
立場が異なる他部署のメンバーが揃う中で、物怖じせずに発言している様子が印象に残りました。
松尾
最初は緊張したんですけど、困ったときは上司にサポートしてもらっているので、ありがたい限りです！私が説明不足だったら補足してくださったりとか…。おかげで気負わずにミーティングを実施できます。
バックオフィスの1日 13:00～昼休憩
ハーブ健康本舗のスタッフは、業務状況に合わせて各自1時間の昼休憩をとります。松尾はこの日、13時過ぎに昼食のため休憩をとりました。
5階のカフェスペースへ移動。他のスタッフも食事をとったりソファで休んだりしています。
松尾
お昼はだいたい5階でとっていることが多いです。基本はコンビニでご飯を買ってきますが、会社の周辺には飲食店がたくさんあるので、時には奮発してランチに出かけることもあります。
5階のカフェスペースのほか、3階や4階の執務スペースにも、休憩できるソファやテーブルが完備されています。
事務所内には、自動販売機やコーヒーメーカーがあり、休憩時に楽しむこともできます。
松尾
3階・4階の執務スペースと別に5階で休憩ができるので、休憩中は仕事モードから切り替えて、リラックスして過ごせます。
バックオフィスの1日 14:00～デスクワーク
昼食後は、デスクに戻ってパソコン作業。
ハーブ健康本舗のあらゆる商品・資材を管理している松尾。仕事内容が気になり、どのように管理しているのか、実際の在庫表の画面を見ながら教えてもらうことに。
松尾
在庫管理はExcelのシートを利用しています。日ごとに各資材の在庫数を入力できる仕様になっていて、倉庫からの報告数値を入力しながら、出荷状況を把握しています。
日々管理していくと、特定の商品や資材がいつもより多く出荷されている場合があります。在庫を追加する納期と照らし合わせて、問題なく足りそうかを確認、必要に応じてパートナー企業に最短納期での調整を依頼する。そういう流れで仕事をしています。
その後、自席に戻って黙々と作業する松尾。在庫表を見ながら、他部署のメンバーとやり取りしたり、パートナー企業に納期の相談をしたりしていました。
他部署のメンバーが松尾の席にやってきて、在庫状況の確認をしたりする場面も。
松尾
ワンフロアに大きなテーブルが複数あり、テーブルを囲むように関連部署のメンバーが座っています。壁や仕切りがなく、話しかけやすい雰囲気です。執務スペース全体がオープンなつくりなので、他部署のメンバーに質問したり相談したりしたい時に、気兼ねなく声をかけやすい環境だと思います。
オフィス全体に緑が多いので、殺風景にならず、落ち着いた状態で業務に集中できるのも気に入っています。
バックオフィスの1日 16:00～結果目標ミーティング
この日は上司と結果目標の進捗確認を行うミーティングを実施するとのことで、打ち合わせの様子を撮影させてもらうことに！
「結果目標」はハーブ健康本舗で運用している目標管理制度の名称。部署・個人の実績や成果に関する目標、また実績や成果を出すために何をやるべきかを言語化した目標です。
半期に一度、部署の目標に沿って個人の業績・スキルに関する目標を設定し、定期的に進捗確認をしつつ、達成に向け日々の業務に取り組みます。
松尾
結果目標の進捗確認は、毎月15日と月末の2回実施しています。自分が期初に立てた目標に対して、現在どのくらい取り組めているのかを報告しながら、上司の視点で客観的に進捗を確認してもらっています。
うまくいかない部分はその場で相談し、アドバイスをもらえるので、目標達成に向けて着実に進捗することができます。ひとりで半年間頑張ろうとしても難しいですが、定期的に振り返る場が設定されている点、上司とすり合わせて会社視点で取り組みを評価できる点が、結果目標のよいところです。
結果目標ミーティングに限らず、仕事中に上司と密にコミュニケーションをとっている姿が印象的だと感じ、上司との関係性についても聞いてみることに。
松尾
バックオフィスの中でも在庫管理のメンバーは3人。その内ひとりは7月に入社したばかりで、それまでは上司とふたり体制で運用してきました。業務や会議で困ったときはいつもサポートしてくださいます。
お互いに何か疑問があったら、問題が発展する前にすぐ声をかけたり確認したりするようにしているので、コミュニケーションは多い方なのかなと思います。壁がなく話しやすいので、私も上司の立場になったら、そんな風になりたいです。
バックオフィスの1日 まとめ
ハーブ健康本舗の就業時間は10時～18時30分。この日の松尾は業務整理と明日の予定の確認・準備を済ませ、19時にパソコンの電源を落としました。
松尾
翌日も元気に出勤できるように、定時まで集中して、なるべく残業しないように退勤しています。忙しい時期もありますが、ある程度仕事を進めたら踏ん切りをつけて、整理しながら働いています。
バックオフィスの生産・在庫管理を担当している松尾。商品や資材の管理業務をこなしつつ、自部署の上司や他部署のメンバー、各パートナー企業とコミュニケーションを密にとっている姿が印象的でした。
また、パソコンに向かって集中して作業する一方で、5階でゆっくり休憩したり、部署メンバーとの会話を楽しんだりと、リラックスする時はしっかりリラックスしていて、メリハリのきいた働き方が実現できているなと実感しました。
最後に、今回一日密着をさせてもらった松尾に、将来の目標について聴いてみました。
松尾
実は前期の評価で役職が上がって、いまはセクションチーフという役職をいただき仕事をしています。今後は自分の担当範囲だけでなく、部署としての視点、ひいては会社全体の視点で物事を考え、全体最適の判断ができるようになりたいと考えています。
加えて、自分のスキルを磨いて、独力で判断・完遂できる業務範囲を広げられるように頑張ります。いまは会議で上長にフォローしてもらう場面も多いので、「松尾さんに任せておけば大丈夫！」と言ってもらえるレベルを目指します。
生産・在庫管理は通販事業のライフライン。重要な役割を担う部署の仕事ぶりと、働く上での想いを知ることができました。
※おまけ※ バックオフィスの1日を動画でも公開中！
今回取材したバックオフィス・松尾の1日密着の様子は、動画でも公開しています！
事務所内の雰囲気や会議時の臨場感など、文章で伝えきれなかった「バックオフィスの1日」を、ぜひご覧ください！
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執筆：住吉泰地（すみよしだいち）
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